Пример коммерческого предложения - для свободного использования. Часть 2

Публикую вторую часть невостребованного коммерческого предложения. В этой части описаны типичные проблемы компании, обслуживающихся у "полуподвальных" ИТ-аутсорсеров, а также решения, которые может предложить приличная ИТ-сервисная компания.
Вы можете использовать текст по своему усмотрению.

Проблемы компаний, обслуживающихся у других

Понимая всю важность ИТ-инфраструктуры для вашего бизнеса, вы уже заключили партнерское соглашение об обслуживании с небольшой компанией, предложившей выгодные условия. Вы предполагали, что с этого дня компьютерная техника на предприятии заработает, как часы. Но, увы, результат далек от ожидаемого. В ИТ постоянно вкладываются дополнительные средства и даже время ваших собственных сотрудников. И, несмотря на это, полностью избавиться от проблем не удается. А сотрудничество с внешней обслуживающей компанией выглядит уже не столь привлекательно.

Условия договора соблюдаются далеко не всегда. Вам довольно часто приходится слышать: «все специалисты сейчас заняты, мы свяжемся с вами, как только появятся свободные руки / завтра / на следующей неделе». И проблема не только в доступности специалистов. Оплачивая услуги компании, как и договаривались, вы не видите никакого обоснования своих платежей, кроме сжатого перечня работ, заполняемого приходящим системным администратором. Вам не предлагаются ни расширенная отчетность, ни экономические обоснования закупок. При таком отношении к договоренностям напрашивается вопрос: важен ли клиент такому подрядчику? Готовы ли вы доверить свое дело организации, которая настолько не дорожит клиентами?

Хотя вы были уверены, что ежемесячно платите за полное обслуживание ИТ-инфраструктуры, регулярно приходится передавать в бухгалтерию дополнительные счета. Многие обслуживающие компании в договорах прописывают ограничение на количество выездов в рамках «абонентской платы». Все дополнительные выезды сверх лимита оплачиваются отдельно. В этих условиях компании не выгодно быстро и навсегда решать возникающие проблемы, гораздо доходнее временно «латать дыры». Нет резона вносить качественные изменения в информационные системы, ведь каждый новый выезд на устранение проблемы принесет новые деньги.

Для выполнения работ приходят совсем не те специалисты, с которыми вы заключали договор. Не имея другой возможности оценить квалификацию компании, вы положились на личные знания тех, с кем велись переговоры. Но выполнять обязательства по договору приходят вовсе не они. К сожалению, такова распространенная практика: небольшие обслуживающие компании не могут позволить себе отправлять на переговоры тех же сотрудников, что будут позже работать «в поле». «Переговорщики», умеющие выгодно представить услуги компании, стоят гораздо дороже, нежели «полевые» сотрудники.

Вам сложно оценить квалификацию приходящих специалистов. Единственное, что вы можете сделать - это ознакомиться с мнениями других заказчиков компании. Но предоставляемые вам отзывы, скорее всего, будут относиться к совсем другим людям или исключительно к самой компании. Если компания небольшая и еще не успела наработать себе уважаемое на рынке имя, за «чистоту» которого стоило бы бороться, такие отзывы ничего не стоят. Многие ее специалисты вполне могут оказаться обыкновенными фрилансерами «по объявлению», у которых пока нет портфолио работ, чтобы выступать на рынке в виде самостоятельной бизнес-единицы. Даже их собственное руководство будет не в курсе квалификации.

На разные вызовы приезжают разные сотрудники, и всякий раз новому человеку приходится объяснять ситуацию с нуля. Естественно, он не в курсе всех вопросов, связанных с вашей ИТ-инфраструктурой. Это еще одна особенность небольших обслуживающих компаний, которая часто сохраняется и при масштабировании бизнеса: их руководство не заботится о том, чтобы вокруг одного клиента формировалась некая постоянная рабочая группа. В результате разные (хоть и однотипные) задачи в рамках одного договора могут выполняться с разным уровнем компетенции исполнителя. И, даже если однажды вы оказались очень довольны выполненной работой, второй раз такую же команду собрать, скорее всего, не удастся.

Несмотря на «профессиональное обслуживание», у вас нет даже общего представления о ситуации в вашей ИТ-инфраструктуре. Небольшие обслуживающие компании часто пренебрегают документированием и другими формальными процедурами. Это экономит их время, но оставляет вас в полном неведении относительно ситуации с ИТ. Вы не можете найти документ или человека, который быстро ввел бы вас в курс дела.

Сроки решения возникающих проблем не соблюдаются. На ожидание решения возникшей проблемы было потрачено очень много времени, который вы, фактически, оплатили из собственного кармана. То на складе компании нет нужных комплектующих, то специалисты отбыли за расходными материалами, то выездных сотрудников не хватает. Просто для справки: замена комплектующих ПК на самом деле занимает не более 1 рабочего дня; а если речь идет о замене расходных материалов принтеров и копиров, счет идет на часы. Часто ли вам удавалось решить вопрос так быстро?

Решения проблем компаний, обслуживающихся у других

Понимая проблемы наших клиентов, мы предлагаем совершенно иной стиль работы.

Мы предоставляем гарантии определенного уровня обслуживания и неразглашения конфиденциальной информации. Мы заключаем договор, в рамках которого прописываются все детали сотрудничества: от времени реакции на запросы со стороны вашей компании, до нашей ответственности за разглашение конфиденциальной информации. На все выполняемые работы предоставляется письменная гарантия. Поскольку наша компания не первый год работает на рынке и уже успела зарекомендовать себя, как надежного партнера, мы дорожим своим именем и соблюдаем договоренности.

За вашей компанией закрепляются 1 – 2 постоянных специалиста, которые обеспечивают решение всех возникающих вопросов. Закрепленные сотрудники будут в курсе общей ситуации в вашей организации, в частности, предыдущих запросов об обслуживании. При появлении систематических проблем, они смогут более глубоко проанализировать их историю и, при необходимости, пригласить для решения профильных специалистов из штата нашей компании, в частности:

• системных администраторов;
• разработчиков и специалистов по поддержке программного обеспечения;
• сотрудников, обеспечивающих сервисное обслуживание и ремонт компьютерной и оргтехники;
• специалистов в области информационной безопасности;
• финансовых аналитиков;
• аудиторов бизнес-процессов;
• специалистов по созданию отделов и скриптов продаж;
• специалистов по системам взаимоотношений с клиентами (CRM);
• разработчиков интернет сайтов и специалистов по их продвижению;
• профессионалов в сфере комплексной автоматизации бизнеса.

Нам выгоднее решить возникающие проблемы «раз и навсегда». В отличие от многих «коллег по цеху», мы не ограничиваем количество выездов специалистов в договорах. Таким образом, нам, как и вам, выгоднее решать возникающие вопросы «раз и навсегда». Даже если такое постоянное решение требует больших усилий, нежели создание временной «заплатки».

Мы гарантируем определенное время реакции на ваши обращения. Наличие в штате большого количества разнопрофильных специалистов, а также налаженные контакты с официальными поставщиками программного обеспечения, комплектующих и расходных материалов, позволяют нам держать данное на старте слово. «Подстраховать» возможные задержки в работе с партнерами мы можем за счет собственного сервисного центра.

При выполнении работ нашими специалистами составляется и поддерживается в актуальном состоянии документация и отчетность по вашим информационным системам. Такое внимание к деталям позволяет вам в любой момент получить полную информацию о положении дел в ИТ-инфраструктуре, в частности, о проделанной нами работе и текущих проектах. Автоматически снимается с повестки дня вопрос о том, чем занимаются ваши системные администраторы.

Мы предоставим твердое обоснование всех закупок и дополнительных затрат. Мы готовы открыть клиентам свою бухгалтерию и отчетность, предоставляя, таким образом, обоснование дополнительных затрат. Кроме того, мы можем предложить экономическое обоснование внедрений новых продуктов или оборудования в терминологии бизнеса.